Respecter vos obligations d'information : les points forts du SMS

En tant que maire de votre ville, vous vous devez d’informer votre population de ce qu’il se passe, notamment en cas de danger. De multiples moyens sont à votre disposition pour ce faire mais le SMS reste la solution la plus efficace et rapide pour transmettre des informations de première importance. Pourquoi le sms se révèle -t-il la meilleure solution pour prévenir ? Réponse dans cet article !

Pour quels types d’informations les SMS sont-ils importants ?

L’utilisation du SMS est indispensable pour tenir au courant votre population en cas de danger immédiat, ou les tenir informé sur les activités et manifestations qui vont avoir lieu dans votre commune prochainement. Voici quelques exemples pour lesquels le SMS peut être pratique :

• Prévenir les parents d’un souci à la cantine ou à l’école afin qu’ils puissent venir récupérer leur enfant ou trouver une solution alternative.
• Alerter les résidents de la ville en cas d’événements climatiques majeurs (tempêtes, inondations, canicule …)
• Préciser qu’il y a ou va y avoir une panne de réseau ou coupure pour cause de travaux ou de catastrophes naturelles concernant l’électricité, l’eau potable, le gaz, internet …
• Connaitre l’actualité de la ville: activités sportives, de loisirs, nautiques, fête communale, centre aéré pour les enfants durant les périodes de vacances scolaire … 
• Rappel d’élection législative, communale ou nationale qui vont se dérouler sous peu.

Dans certaines communes, le SMS peut également servir à indiquer aux riverains une réunion de mairie ouverte à tous. En effet, certains villages ou villes laissent la possibilité à leurs concitoyens d’assister aux réunions importantes et d’y participer pour faire part de leur avis et/ou suggestions.

Pourquoi ne pas utiliser l’affichage traditionnel ?

La communication dite « traditionnelle » encore très plébiscitée et utilisée dans les communes pose des limites. La première étant que les zones d’affichage sont restreintes à des zones spécifiques : comment être alors sûr que chaque citoyen va passer devant les panneaux lumineux ou lire vos panneaux d’affichage ?
Idem en cas de catastrophe naturelle soudaine et imprévue : comment prévenir les administrés ? Faire du porte à porte prend du temps et ne permet pas dans tous les cas de prévenir tout le monde.

Quid des autres moyens modernes de communication ?

Vous préférez opter pour l’envoi d’e-mail ou le partage d’information sur les réseaux sociaux ? C’est possible mais là encore, vous n’avez aucune garantie que l’ensemble de vos administrés vont y avoir accès facilement et surtout rapidement. De plus, une partie de la population n’est pas équipé d’un ordinateur ou tout autre appareil pour accéder à internet, ce qui peut poser problème en cas d’urgence. Selon le Baromètre du Numérique 2017, 73% des français possèdent un smartphone, 44% une tablette et 85% possèdent une ligne internet via leur ordinateur.

Quels sont les avantages du SMS en comparaison ?

Le SMS représente un atout pour vos employés de mairie ainsi que pour les citoyens de votre ville ou village.

Le SMS : intournable pour les habitants de votre commune.

L’atout majeur du SMS réside dans le fait qu’il n’y a aucunement besoin de disposer d’un accès au web : seul le réseau téléphonique suffit. La couverture réseau des opérateurs téléphonique en France s’étendant quasiment sur tout le territoire, il est plus facile de rentrer en contact avec les personnes les plus éloignées de la commune.
Il est également plus aisé pour les populations âgées de se procurer un téléphone sans forfait internet et se révèlera à moindre coût pour eux.

Le SMS présente aussi l’avantage de pouvoir être lu à n’importe quel moment de la journée, pas seulement lorsque les administrés se connecte à leur mail ou sur leurs réseaux sociaux. Ainsi, ils sont en mesure d’être alertés sur le lieu de travail rapidement. Le SMS étant d’un format court, ils peuvent le lire en quelques secondes et réagir immédiatement en cas de nécessité.

Le SMS : une facilité de mise en place pour vos employés de mairie

Comme évoqué précédemment, le SMS se veut concis mais direct : l’information est transmise de but en blanc à l’administrés sans faire de long discours. Il va donc falloir peu peu de temps à vos employés de commune de mettre en place le SMS et l’envoyer à tout le monde.
Différents logiciels sont à votre disposition pour ce faire et ils sont très pratiques d’usage et de prise en main. Il vous est demandé de recenser l’ensemble des numéros de vos citoyens dans un fichier et ensuite de l’importer sur la plateforme. Une fois le SMS créé sur ladite plateforme, il vous suffit de sélectionner la liste des numéros et l’envoi se fait automatiquement.

Vous ne savez pas vers quelle plateforme vous tourner ? Koba Civique vous le propose avec votre système de gestion digital ! Pour activer l’option, rien de plus simple : contactez-nous et nous vous indiquons la procédure à suivre !

Comment obtenir les numéros de téléphone de vos citoyens ?

Ne pouvant pas les obliger à vous indiquer leurs coordonnées téléphoniques, vous pouvez inciter vos habitants à vous les transmettre de diverses façons :

• Grâce à des campagnes d’affichage dans la ville en expliquant les bienfaits du SMS pour la population
• En l’évoquant sur les réseaux sociaux de la commune
• En proposant un formulaire d’inscription sur le site web de votre mairie. Cette solution présente 2 bénéfices : les habitants mettront seulement quelques minutes à vous le transmettre et vous pourrez le gérer de manière plus rapide en plaçant directement les numéros dans un fichier Excel, par exemple.

En conclusion, le SMS même s’il peut être vu comme dépassé par les technologies nouvelles reste tout de même un moyen de communication crucial au sein d’une commune. Et il est toujours plébiscité par les français, comme en atteste le nombre de SMS échangés en 2017 : 44,3 milliards.