Mon espace collaboratif

L’espace collaboratif de la plateforme Koba Civique vous permet de mieux organiser la gestion du travail entre les différents employés de votre mairie ou communauté territoriale. Découvrez notre solution de communication pratique qui deviendra vite indispensable pour votre administration !

Mon espace collaboratif : les avantages

La centralisation des données pour l’ensemble de vos employés administratifs constitue le principal atout de l'Espace collaboratif. Vous avez la garantie de disposer d’un outil de communication de qualité. Facile à prendre en main, ce système vous permet de partager vos informations importantes ainsi que celles du quotidien pour maintenir une bonne cohésion au sein de votre mairie / communauté territoriale.
Dans un souci de protection constant de vos données partagées, l’espace collaboratif est 100% sécurisé.

Koba Civique vous fait en outre profiter d’un accompagnement avec une assistance téléphonique durant les jours ouvrés. Elle vous permet de poser vos questions et être aiguillé en cas de besoin. Une formation de votre personnel administratif est également incluse, tout au long de votre engagement chez nous.

Mon espace collaboratif : un fonctionnement simple

C’est en nous basant sur le fait que vous avez besoin d’une solution efficace et à la portée de tous que nous avons mis en œuvre l’espace collaboratif.
La gestion est assurée par une seule ou plusieurs personne(s)avec pour but de répartir les tâches entre les différents membres, organiser les emplois du temps, modérer le forum de discussion ou encore mettre à jour le fil d’actualité.

Il vous est possible d’ajouter 4 utilisateurs de base et pour tout autre ajout, nous vous proposons des packs de 5 utilisateurs. Ainsi, vous pouvez intégrer autant de membres que nécessaire !

Mon espace collaboratif : un partage d’information facilité

Koba Civique vous propose divers outils procurant la possibilité de partager de manière rapide des données avec vos collaborateurs.

1 – Le partage de documents

Vous avez besoin de diffuser des informations sur le fonctionnement de votre administration, informer sur un événement à organiser ou faire parvenir un document concernant une nouvelle loi ? 

Avec notre plateforme Koba Civique, distribuez en quelques minutes les documents dont vos employés ont besoin ! Ils sont de plus accessibles en ligne 24h/24 et 7j/7 afin que chacun puisse les visualiser lorsqu’il en a besoin. Vous pouvez classer les documents et ajouter des fichiers sous différents types de formats : images, pfd, word, excel, vidéos …
Le partage de documents rend possible le télétravail pour vos employés qui le souhaitent. Il se révèle pratique pour les personnes qui habitent loin et leur permettent de travailler quelques jours à domicile ou dans des locaux spécifiques proches de leur habitat.
Vous souhaitez en savoir plus sur ce nouveau mode de travail et en connaitre les modalités ? Lisez notre article sur le sujet !

2 – Les agendas partagés

Visualisez en un clin d’œil les réunions et événements à venir ainsi que la présence de vos élus et agents. Chaque personne est en mesure de remplir son agenda pour se tenir au courant des rendez-vous et ne pas les rater.
Les utilisateurs de l’agenda partagé peuvent aussi voir les emplois du temps de leurs collègues, ce qui se révèle utile dans la gestion de certains projets.
L’agenda partagé peut aussi servir à indiquer la réservation de certaines salles ou de matériel nécessaire lors d’une réunion ou d’une activité prévue (rétroprojecteur, vidéoprojecteur …).

3 – L’annuaire partagé

Les numéros de téléphone de vos prestataires changent souvent et vous en avez assez de les écrire sur une feuille de papier ou sur l’ordinateur ? L’annuaire partagé est l’outil qu’il vous faut !
Chaque numéro important peut y être intégré rapidement et modifié en cas de changement. Et vous pouvez insérer tous les contacts que vous voulez : agents, services …
L’annuaire partagé fait ainsi gagner du temps à vos employés de mairie / communauté territoriale.

Un trombinoscope fait également partie de l’annuaire et chaque nouvel utilisateur ajouté y est intégré immédiatement.

Mon espace collaboratif : une meilleure communication avec vos employés municipaux / territoriaux

Koba Civique vous propose ici deux outils pour favoriser les échanges avec vos agents et élus mais aussi les interactions entre eux : le fil d’actualité et le forum de discussion.

Le premier permet à tous les membres de l’espace collaboratif de rester à jour sur les dernières actualités ou nouveautés au sein de l’administration. Son autre rôle consiste à rendre plus facile l’échange d’informations en interne et la communication entre les employés. Les utilisateurs ont aussi la possibilité de Liker, Commenter ou Suivre l’actualité qui les intéresse.

Le second laisse l’opportunité à tout élu ou agent de créer un thème de discussion dans le but de mieux organiser et suivre les missions. Les échanges sont plus fluides et même ceux qui ne participent pas à la conversation peuvent la lire et obtenir les informations dont ils ont besoin.

L’équipe commerciale Koba Civique se tient à votre disposition pour vous montrer en temps réel l’outil d’espace collaboratif. Contactez-nous pour demander une démonstration.