Télétravail : comment le mettre en place dans votre commune ?

Le télétravail devient une donnée centrale pour le travail en France et en redéfinit les codes. Selon le Tour de France du Télétravail[1], 17% des français se trouvaient en situation de télétravail dans le secteur public contre 48% dans le secteur privé sur la période 2015 – 2016. Il peut alors être temps de penser à cette solution pour votre mairie, qui tend à séduire de plus en plus de salariés chaque année. Comment s’y prendre pour un télétravail réussi ? Quels outils utiliser ?

Qu’est-ce que le télétravail ?

Avant d’entrer dans le vif du sujet, il convient de définir ce qu’est le télétravail[2]. Il s’agit d’une forme de travail autorisant l’employé à effectuer sa mission hors de son service et ses locaux habituels. Le télétravail se fait de manière régulière et sur la base du volontariat.

Les lieux de télétravail se diversifient, en fonction des affinités des salariés :

• 79,2% optent pour le travail à la maison
• 14,8% pour un café, bar ou Lounge
• 7,9% ont plutôt attirés par les espaces de coworking, le télécentre ou encore le bureau partagé
• 2,5% privilégient le centre d’affaire.

Et le télétravail a des effets bénéfiques sur la motivation des salariés, puisque la Dares (Direction de l’animation de la recherche des études et des statistiques) a indiqué que le nombre de jours d’arrêt de travail serait en baisse de 5,5 jours.

Comment utiliser le télétravail au sein de votre mairie ?

Le télétravail étant basé sur le volontariat, comme précisé ci-dessus, il convient de le proposer uniquement à vos agents municipaux intéressés. Ensuite, vous devez suivre une procédure spécifique afin de l’installer au sein de votre mairie.

Les modalités légales du télétravail

Comme il s’agit d’un système de travail différent, le télétravail est lui aussi régit selon un arrêté ministériel pour la fonction publique de l’Etat, une délibération dans la fonction publique territoriale et la décision du directeur d’établissement pour la fonction publique hospitalière.

Les documents qui en découlent intègrent les informations suivantes :

• Liste des activités éligibles au télétravail. Un salarié voulant travailler en dehors de ses locaux professionnels doit pouvoir réaliser sa mission à distance grâce à des outils informatiques.
• Liste et localisation géographique des espaces professionnels mis à disposition par les organismes administratifs pour permettre le télétravail. Le document doit aussi comprend le nombre de postes de travail et les équipements prêtés aux salariés.
• Règlement concernant la sécurité informatique
• Consignes à respecter concernant le temps de travail, la sécurité et protection de la santé
• Mode de vérification et de comptabilisation du temps de travail
• Conditions de prise en charge des coûts inhérents au télétravail, pour l’administration : logiciel, matériel, abonnement, maintenance, communication …
• Modalités de formation aux équipements et outils dont ont besoin les employés pour télétravailler
• Durée d’autorisation de télétravail, dans le cas où elle est inférieure à 1 an.

De plus, il est à noter que le temps de télétravail ne peut pas dépasser 3 jours par semaine et que la période passée dans les locaux de votre commune ne doit pas être inférieure à 2 jours par semaine.

Bon à savoir : pour une situation de santé justifiée par un médecin du travail, ces durées peuvent être modifiées. La dérogation est valable pour 6 mois au maximum et renouvelable une seule fois, toujours selon l’avis d’un médecin du travail.

La demande de télétravail pour le/les salarié(s) de votre mairie

Chaque personne employée par votre commune qui souhaite passer en situation de télétravail doit faire part de sa demande par écrit à son administration. La demande doit aussi préciser les jours voulus et la localisation du lieu d’exercice des fonctions.

L’administration va ensuite procéder à un examen de ce vœu, en vérifiant les points suivants :

• Le type d’activité exercée
• L’intérêt du service
• La conformité des installations à domicile de l’employé, le cas échéant.

Que se passe-t-il en cas d’acceptation ?

Si la demande de l’employé administratif est acceptée, celle-ci va se présenter sous la forme d’un arrêté individuel ou un avenant au contrat de travail.  Ce document mentionne, notamment : les jours de télétravail et sur dans les locaux administratifs, les horaires où le salarié est joignable pendant son télétravail, les fonctions exercées, le lieu de télétravail, la date de début et sa durée, la période d’adaptation et sa durée si nécessaire.

Le salarié administratif reçoit également une fiche informative reprenant :

• La nature et le fonctionnement des dispositifs de contrôle et comptabilisation de son temps de télétravail
• Les équipements qui lui ont prêtés, leurs conditions d’installation et de restitution, les modalités d’utilisation, de renouvellement, maintenance et fourniture par l’administration ainsi qu’un service d’appui technique.

Une copie de l’arrêté interministériel, délibération ou décision du directeur d’établissement est aussi remise à l’employé.

L’autorisation est valable 1 an ou pour la durée prévue selon l’arrêté ministériel, la délibération ou décision du directeur d’établissement. Son renouvellement s’effectue après entretien et avis du supérieur hiérarchique du salarié.

Que se passe-t-il en cas de refus ?

Le refus d’une demande de télétravail doit faire l’objet d’un entretien au préalable et être motivée, c’est-à-dire avoir une justification (locaux du salarié non adaptés, fonction non éligible …).

Si l’employé administratif entre en désaccord avec la décision, il est en mesure de saisir la CAP (Commission Administrative Paritaire) ou la Commission Consultative Paritaire, pour les agents contractuels.

Mettre fin au télétravail

Si vous ou votre employé administratif souhaitez mettre fin au télétravail, la demande peut se faire à tout moment par écrit, 2 mois avant la rupture de l’arrêté ministériel ou de l’avenant.

Durant la période d’adaptation, le délai est d’un mois.
En cas motivation justifiée, la période de fin du télétravail de 2 mois peut être réduite.

Comment bien communiquer avec votre/vos salarié(s) en télétravail ?

De multiples outils numériques existent pour faciliter les relations à distance avec vos employés. Koba Civique met à disposition des mairies un service collaboratif permettant de faciliter la communication interne.

Ainsi, chaque mairie peut disposer :

• D'un fil d’actualité pour centraliser les informations des services présents au sein de la mairie
• D'un forum de discussion pour organiser et suivre au mieux chaque mission
• D'un annuaire partagé contenant les coordonnées de contacts importants
• D'un système de partage de documents sécurisé avec accès web 24h/24
• D'un ou plusieurs agenda(s) partagé(s) afin de voir en direct les réunions et rendez-vous programmés pour chaque personne.

Vous avez des questions sur notre plateforme ou souhaitez une démonstration ? Contactez-nous dès maintenant !

[1] Source : Tour de France du Télétravail https://elandestalents.com/mieux-collaborer/teletravail-en-france-les-chiffres/

[2] Source : serivce-public.fr https://www.service-public.fr/particuliers/vosdroits/F13974