Spécial rentrée : les outils collaboratifs qui vont vous faire gagner du temps

L’heure de la rentrée a sonné pour les collectivités territoriales et mairies ! Il n’est pas toujours facile d’organiser sa charge de travail au retour de vacances et vos employés administratifs peuvent vite crouler sous les tâches à réaliser : réponses aux mails reçus durant l’été, traitement des urgences, mise à jour du site web ...
Pour éviter ce stress, de multiples outils existent afin de vous aider à planifier et répartir les différentes missions de chacun ! Voici un tour d’horizon des possibilités qui existent pour vous faciliter la vie au travail.

Les outils pour répartir les tâches entre les agents

Faciles à trouver sur le web et gratuits pour la plupart (jusqu’à un certain niveau), ils vont vous permettre d’organiser le travail au sein de votre mairie de façon plus rapide et simple. Chaque employé connaît les missions qui lui sont confiées et n’a pas à se souvenir de tout. L’avantage de ces logiciels réside aussi dans le fait que les autres agents sont dans la mesure de savoir où en est leur collègue si des équipes travaillent ensemble.
Il s’agit également d’un plus pour la communication entre différentes mairies de village ou villes ou encore collectivités territoriales qui se regroupent le temps d’un projet.

L’exemple le plus connu de logiciel de gestion d’emploi du temps est Trello. Il est disponible en ligne et permet de créer des tableaux remplis avec des cartes, servant à créer différents espaces de travail collaboratifs. Chaque carte peut être agrémentée de notes, d’ajouts de fichiers, de dates de fin …
Les cartes peuvent être glissées d’un espace de travail à un autre, de manière copier – coller. Très intuitif, cet outil propose de nombreuses versions dans sa partie gratuite et le nombre de membres est illimité !

Vidéo explicative du fonctionnement de Trello 

Deux autres logiciels se révèlent également intéressants : Asana et Wrike. Le premier est similaire à Trello mais ne peut contenir que 15 membres et le second se démarque par la présence de diagrammes de Gantt, utiles pour le suivi du déroulé d’un projet entre tous les acteurs !

Les logiciels de communication à distance

Vous organisez les portes ouvertes d’un groupement d’école ou une fête entre plusieurs villages ? Faites confiance aux outils de vidéo conférence à distance pour vous aider à tout planifier !

Selon votre niveau de besoin, vous n’allez pas vous tourner vers les mêmes outils.

Quels outils pour les « petits besoins » de votre mairie ?

Pour convier les employés de votre commune ou celle alentours et discuter d’un projet, rien de mieux que la vidéo conférence ! Pour cela, divers logiciels gratuits sont à votre disposition, dont Skype et Google Hangouts. Leur usage est aisé : vous vous identifiez, ajoutez les autres personnes pour la communication vidéo et c’est parti !

Les outils pour les besoins plus élaborés

Vous souhaitez collaborer de manière poussée avec des administrations alentours ? Servez-vous des outils de messagerie incluant d’autres fonctionnalités !

Le plus connu est Slack qui est une messagerie instantanée proposant des services très développés. Ainsi, il est possible pour utilisateur de regrouper 10 canaux d’échanges avec des personnes se servant de Google Drive ou Hangouts, Asana, Dropbox … Slack présente aussi un système de centralisation de fichiers, idéal pour les projets de groupe. Chaque utilisateur reçoit des notifications sur la conversation engagée afin de suivre l’avancée du travail et des décisions prises.

Stride représente son alternative et comprend un partage de fichier et stockage à 5 Go, un nombre d’utilisateurs illimité ainsi qu’une connexion possible avec 10 applications : Google Drive, Trello, GitHub …

Le partage de fichiers : quelles solutions existent ?

L’outil le plus utilisé est bien entendu Google. Sur simple inscription, vous avez accès à de nombreux services gratuits tous connectés ensemble, de la messagerie Gmail à Google Drive en passant par le partage de document sur Google Docs.

Autre avantage : Google synchronise automatiquement vos documents et dossiers créés dans Google Docs afin de ne rien perdre de votre travail !

La Suite Office 365 installée de base sur les ordinateurs Microsoft se voit aussi être un outil puissant de travail puisque vous pouvez tout y concevoir : des tableaux avec Excel, des slides de présentation de projet avec PowerPoint, des textes sous Word …
Le bémol de cet outil est qu’il devient rapidement payant (sous 1 mois). Pour remédier à ce problème, vous pouvez vous tourner vers Libre Office ou Open Office qui sont moins bien développés graphiquement mais tout aussi efficaces !

Vous voulez regrouper tous vos outils sur une seule plateforme pour être encore plus efficace ? Koba Civique est en train de développer un intranet pour les mairies et collectivités territoriales, qui sera disponible d’ici la fin de l’année 2018. Ce logiciel va vous permettre de centraliser l’ensemble de vos activités de partage :

• Stocker des fichiers partagés
• Créer des annuaires partagés
• Organiser un calendrier partagé
• Discuter sur des thèmes particuliers via un forum dédié.

Contactez-nous pour en savoir plus !