Spécial été : Comment planifier des actions de communication avec un effectif réduit ?

Comme tous les étés, vos collaborateurs vont se trouver en position de sous-effectif avec les congés annuels. Durant cette période, il est plus compliqué de se pencher sur la communication des événements de votre ville en s’occupant des autres tâches administratives. C’est pourquoi le digital se présente comme une solution de poids et ce pour plusieurs raisons. Quels sont les avantages de miser sur une communication digitale pour votre collectivité ?

1. Le digital est accessible à tous

Dans de nombreuses institutions publiques, se pose le problème de qui va reprendre le travail de tel ou tel employé lorsque celui-ci part en congés. En effet, bien souvent chaque personne dispose d’une mission bien définie que les autres employés ne savent pas effectuer ou dont ils ne connaissent pas l’avancée. L’employé perd alors du temps et ne peut pas se concentrer sur autre chose.

Avec le digital, plus besoin de vous poser cette question ! Les logiciels sont souvent très intuitifs et utilisables par chaque employé. Un briefing suffit généralement à remémorer la manière de procéder et c’est parti ! 
Les travailleurs peuvent également se former en visionnant des tutoriels gratuits en ligne. Appelés MOOC, ces vidéos sont ouvertes à tous et ne durent que quelques minutes. Un questionnaire à la fin du cours est proposé pour vérifier les connaissances acquises. Les MOOC se révèlent utiles afin de préparer en douceur les employés les moins à l’aise avec les nouvelles technologies. Ils peuvent les regarder quand bon leur semble plusieurs mois avant le début de l’été.

2. Le digital est varié

De nombreuses possibilités s’offrent à vous sur internet. Posséder un site web ne suffit plus à améliorer votre communication vous devez également vous positionner sur d’autres plateformes, comme les réseaux sociaux. Ces derniers ont pris une ampleur considérable depuis plusieurs années, particulièrement chez la jeune génération.
Vous pouvez aussi opter pour les sites web dédiés aux sorties, comme JDS en Alsace ou Onvasortir.com. La création de l’événement prend seulement quelques minutes et assure que votre événement va être vu par des internautes différents de ceux qui surfent sur les réseaux sociaux.
Il est donc conseillé de définir une stratégie de communication pour l’été et de la partager avec chaque employé. Ainsi, ils savent exactement ce qu’ils doivent faire et à quel moment. Trouver les plateformes les plus adaptées à votre cible vous permet de les toucher plus facilement et de vous adresser directement à eux. Ce qui n’est pas le cas avec la communication traditionnelle qui ne différencie pas les différentes sortes de publics.

3. La communication digitale est programmable 

Vous avez plusieurs employés de votre collectivité locale ou territoriale qui sont en vacances au même moment ? Vous pouvez opter pour la programmation de votre communication ! En effet, de nombreux logiciels laissent la possibilité de choisir une date de publication.
Vous pouvez ainsi prévoir la programmation de vos publications sur les réseaux sociaux (Facebook, Instagram, Twitter …) ou préparer votre newsletter estivale  à l’avance et l’expédier début juillet. Vous avez également la possibilité de le faire avec votre site web, selon le type de CMS (Content Management System) que vous utilisez ou la plateforme Koba Civique.
Suggérez donc à vos employés de programmer un maximum de publications à l’avance afin que ceux qui restent aient une charge de travail moindre.

4. Vos activités digitales sont regroupées au même endroit

Pour disposer d’un gain de temps considérable, de multiples logiciels existent afin de regrouper toute votre communication digitale. Les employés ont accès depuis un seul et unique endroit aux informations de vos diverses plateformes (statistiques, publications …)  et peuvent effectuer des programmations si besoin. L’interface se révèle pratique pour gérer les réseaux sociaux, votre magazine web, la partie actualité de votre site internet, ainsi que les événements divers.
De plus, ce gain de temps va permettre à l’employé de se consacrer à d’autres tâches, comme répondre aux internautes via le module de tchat en place sur votre site ou renseigner les personnes qui se rendent à l’accueil de votre collectivité ou mairie.

Koba Civique vous propose son outil de gestion pour vous aider à communiquer de façon simple et rapide sur le net. Nous vous invitons à découvrir nos différentes prestations  et nous contacter pour toute question relative à l’un de nos services.

Pour l’été, sautez le pas du digital et améliorez votre productivité malgré une baisse d’effectif ! Ces outils se prennent en main facilement, sont peu coûteux et vous permettent de garder un lien avec votre audience pendant la période la plus importante pour vos événements estivaux.